索引作成ワークフローを考える

InDesignの索引機能

索引の作成は印刷物を作る工程全体の中でも面倒なもののひとつです。テキストから索引で使いたい項目をノンブルとともに抜き出し、指定の順番に並べ替えたものをページに割り付けていくわけですが、項目を正確なノンブルごと抜き出すということと、それをチェックするというのが大変面倒なのです。

索引のそもそもの目的が、その内容が書かれているページを探すことである以上、ノンブルが間違っていては意味がありません。そのため、ページが変わってしまう可能性がなくなった段階、つまり完全に校了した後に作り始めるというのが鉄則です。

ただし、現実にはクライアントの要望や作業の都合などによって、途中段階で索引を作らなければならないケースもないわけではありません。また、最終段階で作るとなると、時間的に無理が生じることもあります。

索引の作成作業は、DTPでももっとも効率化と正確さが求められる工程であり、だからこそその作業方法は十分検証され、よりよい方法を選択する必要があるのです。

以前にもInDesignの索引機能を中心に基本的な索引の作り方について解説しましたが、今回は、InDesignの索引機能を使った具体的な処理のワークフローに焦点をあてて考えてみましょう。

ノンブルと読み

InDesignの索引機能は、ドキュメント中のテキストから選択した語句を「読み」とともに登録しておき、それを一気に索引として生成、流し込むというものです。

ノンブルは索引を生成する際に自動的に付け加えられます。これがこの機能のポイントのひとつと言えるでしょう。この機能を使えば、索引の語句を登録し、その後でページが変動しても、流し込む際には常に最新のノンブルが正確に書き出されます。

そしてもうひとつのポイントが読みとソートの機能です。InDesignの索引機能では、漢字の語句を登録する際には必ず「読み」を一緒に登録しなければなりません。この読みによって、索引機能は語句をソートし、適切な順番通りに流し込むわけです。

読みとソートは単純ながら便利な機能ですが問題もあります。たとえば語句の登録では、ドキュメント上でテキストを選択して登録画面を出せば自動的に語句は入力されますが、読みはあらためて入力しなければなりません。入力ミスしてしまう可能性があるうえ、作業効率という面でも問題でしょう。

また、ソートの方法も決まっているため、他のソート方法、たとえば「いろは順」とか、読みの五十音順に漢字画数順を組み合わせたいわゆる“電話帳式”などで並べ替えたくてもInDesign上ではできません。

さらに索引作成では、著者や編集者が索引の語句を読みとともにExcelなどに入力して原稿が作られることも多く、そういった場合はせっかくのデータが無駄になるわけです。

処理方法の組み合わせ

こういった問題を解決するには、InDesignだけで作業しようとせず、他のやり方を組み合わせることが必要になってきます。

たとえば、ソート方法はExcelで行ったほうが自由度が高いですし、読みのデータがあればそれも活用できます。さらに作業の処理を分散させることで、オペレーターに負担が集中しやすい作業の効率化を図ることができます。

InDesignと他の方法を組み合わせる場合、InDesignの機能のメリットとデメリットを見極めることが大切です。たとえば、ノンブルの自動付加はInDesign上でしかできないものであり、InDesignでやるべき作業です。一方、読みの入力・語句のソートはExcelなどを活用したほうがいいこともあります。

組み合わせる方法としては、本文からInDesignタグを書き出してテキストデータ上で読みの処理をし、InDesignに書き戻して索引を書き出すやり方や、索引を書き出してからExcelに持っていき、読みやソートの処理をするといったやり方が考えられるでしょう。つまり、ノンブルの自動生成を伴う索引作成はInDesign上でやるとして、InDesign以外の作業を索引作成の前か作成後に行うわけです。

なお、InDesignで索引語句を登録する際、読みは適当なものでかまいません。索引作成の前に読みの処理をする場合、InDesignタグで書き出したデータで索引タグの部分を原稿データに置き換えることになりますが、ここでも正確な読みを入れる必要はなく、順番を指定できるようなもの、たとえば連番を振るということでもかまいません。要は索引作成時に順番に並び替えられればいいわけです。

索引を書き出してからExcelなどに持っていき、ソートするやり方の場合は、いったんノンブルを付加した後に作業を行うことになるので、時間的な点を考慮する必要が出てきます。あまり時間が掛かるようだと、早めに作業を始めなければならなくなり、校了後に索引作成を行うという鉄則が守られないことにもつながります。そうなると、せっかく書き出したノンブルが正確性を欠くことにもなりかねません。

いずれにしても、索引の作成ではオペレーターの手作業による処理や目視による確認はできるだけ避けるというのが、正確で効率の良い作業を行うために重要になってきます。そう考えると、InDesignの索引機能だけにこだわったり、逆に索引機能を使わずに力技で処理しようとするのはあまり良いやり方とは言えないのではないでしょうか。

（田村　2010.2.22初出）

（田村　2016.5.31更新）